Quem está iniciando a estruturação de um centro de custos para viagens corporativas precisa estar a tento a algumas questões. Da organização das informações ao controle de agenda e despesas, existe uma série de definições que devem ser realizadas.
Hoje explicamos aqui algumas delas e trazemos dicas do que não pode faltar no centro de custos para viagens, na sua empresa. Confira!
Distribuindo responsabilidades
Na criação de um centro de custos, é imprescindível definir quem será responsável pelo controle da área. Um gestor deve ser eleito para atuar nas decisões relacionadas a viagens corporativas. Aprovações de orçamentos e planejamentos, conferência de relatórios de viagens, definição de regras. Centralizar em uma pessoa ou um setor, dependendo do tamanho da empresa, facilita a gestão e controle.
Orçamento disponível
Uma das primeiras definições do centro de custos diz respeito ao orçamento. Ele pode ser exclusivo da área de viagens ou fatiado entre os setores da empresa. Para isso é preciso fazer um levantamento de quantas viagens cada área realiza mensalmente. Por exemplo: a área comercial precisa de um orçamento mais alto porque está constantemente buscando novos contatos. A área de logística, implantação ou entregas também faz deslocamentos frequentes.
Programa de gestão de viagens
Regras bem definidas auxiliam no controle de um centro de custos. Um documento que seja disponibilizado para todos os viajantes, contendo essas definições, acaba com as dúvidas mais frequentes. Valores de adiantamento, horários que devem ser evitados, regras para compra de passagem e hospedagem, valores diários de alimentação. Tudo isso precisa estar claro. O prazo para entrega do relatório de viagem e o formato de comprovação das despesas por parte dos profissionais, também.
Controle efetivo
Um sistema de gestão bem organizado, que permita à empresa parametrizar suas regras, faz toda a diferença no controle de custos. Invista em uma solução que contenha a tríade: facilidade + mobilidade + eficiência. O viajante está sempre sem tempo e precisa que a gestão seja realizada de forma prática. Poder lançar as despesas no momento em que ocorrem, via smartphone, por exemplo, traz mais agilidade na realização dos relatórios. Quando precisa esperar voltar para a empresa e só então poder comprovar gastos, o profissional perde tempo e a chance de inconsistências no relatório é maior.
