Um controle eficiente do budget de qualquer setor depende, fundamentalmente, de um planejamento bem estruturado. Neste contexto, um programa de gestão de viagens corporativas têm uma importância significativa. Principalmente quando se trata da área comercial, que se desloca com frequência.
Por isso, vamos falar sobre a criação de um eficiente programa de gestão de viagens. Confira nossas dicas e otimize a gestão das suas viagens corporativas!
Quem é o viajante e qual a sua necessidade?
Antes da criação propriamente dita, é preciso analisar para quem o programa de gestão de viagens será voltado. Gestores, diretores, analistas são, na maioria das vezes, os profissionais que se deslocam com frequência. Por isso, é preciso ter em mãos um histórico de viagens dos últimos meses e perceber quem mais precisa de estruturação neste sentido.
A partir daí, é possível começar a criar parâmetros e regras relacionadas aos valores que podem ser investidos, tempo de permanência, dias que em que as viagens podem ser executadas e outros itens essenciais.
Valores e datas para uma gestão eficaz
Um dos pontos crucias na gestão de viagens diz respeito aos valores permitidos e reembolsados pela empresa durante a viagem corporativa. É importante ter um teto para gastos com alimentação, por exemplo. Para definir o limite de valores, leve em consideração para quais lugares a equipe precisa viajar com frequência e outros fatores.
Por exemplo: capitais tendem a ter preços mais elevados quando o assunto é alimentação. Se o valor estipulado será por dia (diárias de refeições) é preciso analisar se o café da manhã está incluso na reserva do hotel, o que reduz um possível gasto extra.
É importante também estipular quando a equipe pode viajar. Reservar passagens com antecedência garante melhor preço. O programa de gestão de viagens pode prever esta antecipação como regra para a compra. Fins de semana, além de serem mais caros ainda implicam no pagamento de horas extras aos profissionais. Evitar esse tipo de gasto também depende do programa. Nele pode-se prever datas e horários em que as viagens devem ser efetuadas.
Conferência: o programa de gestão de viagens é bom para todos!
A estruturação das regras em relação às viagens corporativas beneficia companhia e profissionais. Estipule nele os prazos para conferência e reembolso. Assim o profissional se esforçará para garantir que suas despesas serão cobertas pela empresa. A conferência deve ser feita mediante apresentação de comprovantes de gastos.
Em caso de passagens e hospedagens, a companhia pode realizar a reserva diretamente, faturando os valores em seu centro de custos. Assim, esses valores não precisam ser antecipados ou pagos posteriormente ao profissional. Isso evita gastos com transações bancárias e garante preços mais acessíveis, através da antecipação das despesas.
E não esqueça: as regras do programa devem estar acessíveis a todos, através de um documento público. Dessa forma a cobrança pelo cumprimento de prazos e regras fica mais clara.
Quer saber mais sobre programas de gestão de viagens e conferir dicas para tornar o dia a dia de empresa e viajantes mais eficientes? Acompanhe nosso blog semanalmente e deixe suas opiniões e dúvidas nos comentários.
