Dicas práticas para uma política de viagens e despesas que gera resultado

No último artigo falei um pouco de como os negócios que mais crescem investem em viagens, abordando algumas dicas rápidas sobre como superar os desafios encontrados na gestão dos deslocamentos, despesas e reembolsos de viagens, caso tenha perdido veja AQUI! Hoje detalhando um pouco mais, confira as dicas para montar aquela política de viagens realista que vai te gerar uma boa economia no processo 🙂

Política de viagens e despesas realista

Como diz o ditado,“Difícil agradar Gregos e Troianos”, esse é o tipo de implementação em uma empresa que gera muitos ruídos se não implantado da forma correta, afinal, uma política de viagens e despesas engloba muitas áreas, cargos e necessidades individuais dos envolvidos no processo, desde o viajante, gestor, financeiro e diretoria.

Algo que sempre falo é que: “não há uma empresa igual a outra, cada uma tem o seu jeito de ser”, seja na forma como se porta no mercado ou como realiza os seus processos internos, assim se torna bastante claro que às vezes o que é importante para uma empresa, pode não ser para outra, e aí que entramos nas especificidades que fazem com que uma política de viagens voltada a cultura e realidade da operação da empresa realmente tenha sucesso, por isso algumas práticas podem auxiliar, confira:

Quem são seus viajantes e quais as suas necessidades?

É importante conhecer a realidade dos viajantes da sua empresa, até porque isso muda de segmento para segmento, afinal se a equipe e as pessoas envolvidas no processo não enxergarem valor no que está sendo proposto e verem facilidade e resultados práticos na operação, será muito provável que haverão muitos desvios e uma força interna contra a política implementada, e o mais importante simplifique a vida do viajante, portanto alguns pontos são importantes a serem observados:

1. Dados históricos: Faça um levantamento das viagens dos últimos meses, para perceber quem mais precisa de uma estruturação no processo, leve em consideração para quais lugares a equipe precisa viajar com frequência e outros fatores.
2. Envolva a equipe: Convide os colaboradores que usam as viagens corporativas, e também outras áreas envolvidas no processo, como o departamento financeiro, TI e Recursos Humanos, assim nenhuma particularidade de algum setor ficará de fora, o que vai trazer muito mais solidez ao processo para que a política seja eficiente e traga resultados.
3. Regras: Seja claro e objetivo, uma política de viagens não pode gerar mais de uma interpretação a respeito de cada regra estipulada, e seja realista, as regras devem poder ser controladas e medidas, não adianta impor regras que não poderão ser cumpridas pelos colaboradores. Portanto:

• Respeite a realidade e cultura da empresa (só assim a política irá funcionar);
• Necessidades de cada setor (Ex: O RH em seus treinamentos pode ter uma agenda que permite programar a viagem com antecedência, diferente de um área comercial ou suporte que necessita se deslocar com rapidez para atender o cliente em necessidades imediatas, isso impacta por exemplo na regra de antecedência mínima para a requisição de uma viagem);
• Despesas gerais (Alimentação, táxi, pedágio, etc. Por exemplo capitais tendem a ter preços mais elevados quando o assunto é alimentação. Se o valor estipulado será por dia é preciso analisar se o café da manhã está incluso na reserva do hotel, reduzindo um possível gasto extra. Aqui é importante a exigência das Notas Fiscais para comprovação dos gastos e conciliação das despesas, nesse sentido facilite a vida do colaborador aplicando uma solução que digitalize as notas, evitando o extravio das mesmas).
• Adiantamentos e Reembolsos (Determine limites baseados no período da viagem e região, caso não for adiantado recurso deixe claro que será realizado o reembolso no final da viagem mediante comprovação dos gastos).
  
  
  

Fluxos de aprovação e controle

Tão importante quanto as regras estabelecidas na política de viagens e despesas, é determinar os fluxos de aprovação e como irá funcionar esse processo. As aprovações serão feitas pelo gestor do centro de custo apontado? Por consenso entre gestor e o compras? Enfim, são várias as possibilidades para realizar as aprovações da forma que faz sentido a sua empresa (lembre-se que excesso de aprovadores para uma mesma viagem leva a uma burocracia que somente irá travar o processo).

Nas aprovações o mais importante é não somente aprovar ou reprovar uma viagem, mas ter a condição de tomar a decisão baseada em fatos, o que irá trazer muito mais segurança, vejo em muitas empresas as aprovações serem realizadas baseadas na vivência de viagens do próprio aprovador, o que é um erro! Por exemplo uma passagem para São Paulo por R$ 500,00 é caro ou barato? Veja como isso é relativo, poderia ser a tarifa mais cara ou a mais barata disponível no momento da escolha do colaborador, por isso reforço, disponibilize as condições para que o aprovador possa auditar de forma rápida e tomar a decisão com segurança.

Engajamento a chave para o sucesso

A simples existência de uma política de viagens e despesas não trará resultados para a sua empresa. É preciso ir além e fazer com que todos os funcionários conheçam, respeitem e contribuam para que as regras estabelecidas sejam cumpridas.

Quando todos os viajantes e superiores conhecerem a existência da política de viagens e despesas, os resultados aparecerão, sem nenhuma mágica.

Garanta resultados

Aplique tecnologia que simplifique a gestão de despesas e viagens, que possa dar autonomia e poder aos viajantes e demais envolvidos no processo aliado as políticas estabelecidas pela empresa, com uma automação das políticas definidas a gestão fica muito mais eficiente, aumentando substancialmente a produtividade e por consequência traz redução de custos ao processo.

Qualquer dúvida de como aplicar uma política automatizada fico a total disposição para indicar as melhores práticas que irão gerar os resultados a sua empresa.

Eu sou o Pablo Walker. Diretor comercial na Toodo Sistemas, com experiência de mais de 10 anos no mercado de despesas e viagens corporativas, acredito em pensar fora da caixa para criar tecnologia que simplifique o processo de gestão de despesas e viagens, gerando mais economia e produtividade as empresas.