Os erros mais frequentes nos relatórios de despesas de uma empresa acontecem por diversos motivos, contudo o importante mesmo é estar prevenido para saber como evitá-los durante a gestão de despesas e reembolsos corporativos.
Durante a prestação de contas, quando um relatório de despesas não é preenchido corretamente, por exemplo, o processo acaba por ficar mais burocrático. Com isso, a auditoria do relatório e a transferência de valor para o colaborador podem demorar mais que o previsto, gerando muita dor de cabeça para ambas as partes.
Para que você não tenha esse problema, listamos os 5 erros mais frequentes na hora de fazer o relatório de despesas da empresa e como podemos evitá-los ao integrar ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado, como a plataforma Toodo, líder de mercado nesse segmento, que possui ótimo desempenho operacional ao permitir um processo de reembolso simples e seguro.
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Os 5 erros mais frequentes nos relatórios de despesas das empresas
Cometer erros durante o desenvolvimento dos relatórios de contas prejudica a credibilidade do serviço prestado. Aprenda o quanto antes quais são os 5 principais erros nos relatórios de despesas e a melhor maneira de evitá-los. Confira:
1. Anexar ao relatório um comprovante ilegível
Comprovantes amassados, com manchas de água ou desgaste de tinta podem prejudicar a leitura do documento e fazer com que o gestor de contas até mesmo reprove uma despesa.
É muito delicado para a empresa realizar o pagamento de uma despesa sem comprovação, pois, as auditorias que podem ser realizadas nos processos de reembolso são muito rígidas, por isso o ideal é manter a integridade do processo e a legibilidade dos documentos.
2. Fazer a prestação de contas muitos dias depois do gasto realizado
Alguns colaboradores possuem hábitos não recomendáveis que podem gerar muitos problemas para a empresa, como por exemplo, o de juntar notinhas por vários meses para fazer uma única prestação de contas.
Entendemos que nem sempre fazer o relatório de despesas é algo simples, no entanto é importantíssimo que as despesas sejam enviadas com no máximo 30 dias desde o gasto realizado.
Isso é necessário pois muitas empresas criam políticas de despesas que determinam o período máximo em que o colaborador pode ser reembolsado desde que o gasto foi efetuado.
Sendo assim, caso você demore muito para submeter seu relatório para aprovação, você correrá o risco de ter o relatório reprovado.
3. Não ter uma política de reembolso definida
A política de reembolso serve como um contrato com os colaboradores de uma corporação, para definir as regras quando se trata do âmbito de ressarcir custos. Uma empresa sem regras pode ser considerada como desprotegida, o que a torna vulnerável no mercado.
A gestão que não deixa claro quais despesas devem ser adicionadas no relatório, fica propícia a erros do seu colaborador, como: adição de valores muito altos, gastos exorbitantes nas viagens, omissão de informações ou até mesmo deixar de fazer o relatório.
Portanto, é na política de reembolso que esses pontos devem ser definidos para evitar os erros comuns no preenchimento do relatório de reembolso.
4. Erros de digitação
Algo que não pode acontecer no momento de preencher o relatório são erros no momento da digitação dos dados no formulário.
Além de ter que comprovar os gastos, o responsável por esse setor deve ter atenção para digitar tudo da maneira correta, caso contrário, poderá trazer sérios prejuízos financeiros à empresa.
Controlar e gerenciar o reembolso de despesas é uma tarefa importante e essencial para o equilíbrio na administração de uma corporação.
E quando isso fica suscetível a erros de digitação, pode fazer com que a empresa pague mais ou menos do que deveria no reembolso ao colaborador.
5. Falta de comprovantes
A perda dos comprovantes é algo que pode ser recorrente para quem deixa para relatar as informações de última hora.
Os comprovantes que são gerados durante despesas feitas a trabalho, em muitos casos, não são lançados pelo funcionário no próprio relatório, isso pode gerar transtornos na hora de ressarcir o trabalhador.
Por isso a gestão deve acompanhar e alertar o seu colaborador para que tudo que foi gasto, seja apresentado com comprovantes.
Como evitar erros no relatório de despesas utilizando um software de gestão?
Para eliminar erros operacionais que acontecem frequentemente ao organizar um relatório de despesas como esses que apresentamos neste artigo, é essencial ter um sistema capaz de atender as demandas exigidas nesses relatórios, e consequentemente, ter ótimo desempenho e integração em todas as áreas.
Ter tudo digitalizado, com acesso em tempo real quando o gestor necessita é de extrema importância para que qualquer corporação não sofra danos ou prejuízos na sua política de reembolso.
Cada vez mais, as empresas estão buscando softwares de gestão robustos que fazem o gerenciamento e o controle de despesas de ponta a ponta a fim de evitar erros na prestação de contas, como a plataforma Toodo, já mencionado anteriormente, que simplifica processos burocráticos de forma rápida, segura e profissional.
Se você ainda ficou com dúvidas sobre como evitar os 5 erros mais frequentes nos relatórios de despesas das empresas e quer ter o acesso a um sistema completo de gestão, não se preocupe! Nós podemos te ajudar.
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