Os benefícios de uma viagem corporativa são inúmeros quando se fala em cuidado e atenção com o cliente e conhecimento adquiridos em cursos e feiras.
As viagens corporativas são utilizadas para facilitar o fechamento de novos negócios e estreitar o relacionamento com os clientes, entre outras razões.
Porém, apesar de necessárias, os custos podem ser bem altos quando não gerenciados.
Por isso, é fundamental que as empresas estejam preparadas para não somente realizar o melhor planejamento, mas também implementem um gerenciamento de despesas efetivo.
Confira 5 maneiras de fazer com que essa despesa seja um investimento com retorno garantido.
1. Tenha uma política para hospedagens
Uma política de viagens clara é o primeiro passo para economizar com viagens corporativas.
Essa política nada mais é que um manual que vai nortear a tomada de decisões e o comportamento das pessoas que viajam.
É necessário definir alguns requisitos mínimos da escolha da hospedagem, por exemplo, que inclui valores, qualidade do hotel, infraestrutura, localização, tempo que a pessoa ficará hospedada, reembolsos previstos e outros dados particulares de cada caso.
Através do aplicativo da Toodo, a própria empresa consegue fazer a reserva antes do funcionário viajar, com contato com mais de uma agência de viagens para fazer o melhor orçamento de acordo com localização e roteiro.
Com diretrizes claras, os riscos de erros ou decisões que fujam das normas pré-definidas são minimizados e garantem maior segurança e controle, tanto da viagem como dos custos.
2. Análise com antecedência as opções de hospedagem
Fazer um planejamento de viagem e definir despesas com antecedência faz toda a diferença no custo final de uma viagem.
Quando as coisas são decididas de última hora, acabam consumindo um gasto muito maior se comparado às viagens planejadas.
Nas viagens corporativas o ideal é que os gestores consigam analisar as opções disponíveis de acomodação, por um aplicativo que centralize e simplifique tudo que será necessário, para que se possa avaliar custos, roteiros, tempo de hospedagem, tipos de pagamentos e outros fatores envolvidos.
A Toodo permite que tudo isso seja feito de forma transparente e objetiva, para que se possa calcular as despesas e obter os melhores resultados.
A antecipação permite melhores tomadas de decisões e reduz os riscos de erros ou acomodações acima dos valores definidos.
3. Requisitos para reembolso
Um ponto fundamental na política de despesas são os requisitos para reembolsos, e que estes sejam claros para o viajante.
Ou seja, os gestores precisam estabelecer diretrizes para que os funcionários tenham clareza de quais despesas podem ser ressarcidas durante o período da viagem e todas as regras envolvidas nesse reembolso.
Os gastos mais comuns são alimentação e deslocamento, como táxi, aluguel de carro ou serviços de aplicativo.
Porém, na hora de gerenciar despesas de viagens corporativas é possível que tenha despesas diferentes como pedágio, diárias a mais no hotel (por conta de imprevistos), gastos no próprio hotel e algumas particularidades específicas.
Nestes casos, é importante existir um teto de gastos que possa minimizar situações que coloquem em risco a saúde financeira da organização, mas não deixe o funcionário desassistido.
4. Comprovantes e relatórios
Mesmo com políticas claras, é importante que todas as despesas sejam comprovadas.
A apresentação de comprovantes e relatórios ainda é um processo burocrático e demorado em muitas empresas, mas com a Toodo esse processo é simples e eficiente.
De modo geral as empresas solicitam comprovantes de gastos para os reembolsos e os funcionários descrevem as despesas feitas na viagem, as razões de cada uma delas, valores, localização e anexam as notas fiscais.
Apesar de ser uma etapa fundamental, o processo pode ser mais simples nesse momento de entrega e validação das notas.
Ao centralizar as informações essa atividade não toma muito o tempo de quem está constantemente viajando e nem dos gestores que precisam analisar os números e liberar os pagamentos.
5. Aposte na tecnologia
Conforme apresentado, definir uma política, selecionar as menores despesas e fazer relatórios é fundamental para gerenciar despesas de viagens corporativas.
Porém, é possível otimizar esses processos através da tecnologia.
O Toodo é uma ferramenta completa, que viabiliza o acompanhamento total da viagem do colaborador, desde o planejamento do destino e escolha do roteiro, até o recebimento dos comprovantes, relatórios e monitoramento dos pagamentos.
Ao apostar na tecnologia, a empresa aumenta a produtividade e eficiência de cada viagem, reduz o tempo na produção de relatórios, diminui custos tanto financeiros como de tempo e ainda garante o melhor custo/benefício.
Se você ainda não conhece essa facilidade, entre em contato conosco e se surpreenda com essa facilidade!
Viagens corporativas são necessárias para as empresas que mais crescem, e um sistema de gestão de viagens traz praticidade aos processos da empresa, simplificando a vida dos colaboradores.
