Investir em uma viagem corporativa internacional traz diversos benefícios tanto para a empresa, quanto para a equipe. Esse tipo de viagem amplia fronteiras comerciais e número de clientes interessados no negócio e, por ser um investimento maior que em viagens nacionais, precisa de planejamento e alguns cuidados.
A viagem, para compensar, precisa ser pensada em cada detalhe focando em economia de tempo e dinheiro, sem deixar de lado a segurança e o cumprimento do objetivo da viagem.
Confira 5 dicas para fazer esse investimento gerar um bom retorno para a empresa:
1. Organize com antecedência
Assim como em qualquer tipo de viagem, quanto antes se organizar e planejar, menor será o custo, principalmente com passagens aéreas.
Embora pareça lógico, muitas empresas sofrem com imprevistos causados por uma viagem corporativa internacional organizada de última hora. Isso porque alguns documentos, como o passaporte, vistos e até vacinas por exemplo, levam tempo para serem emitidos, e os colaboradores podem precisar de treinamentos de idiomas, etiqueta, entre outros.
É o nome da companhia que viaja quando um funcionário viaja, e ele precisa ser bem cuidado.
2. Tenha um orçamento claro
Muitas pessoas têm como sua primeira viagem internacional, uma viagem a trabalho. Por isso, além de orientar as pessoas quanto aos negócios que serão realizados, é importante que seja explicado também sobre o orçamento disponível.
É preciso deixar claro quais custos a empresa reembolsará numa viagem corporativa internacional, como alimentação e transporte, e quais ficam por conta do colaborador, como passeios e bebidas alcoólicas. A pessoa responsável deve explicar a importância do respeito ao orçamento para a saúde de toda a organização e para que a viagem cumpra seu objetivo.
Algumas empresas praticam a gratificação por economia, por exemplo. Nestes casos, são estabelecidas políticas de recompensa que oferecem prêmios como dias de folga, vouchers em compras ou aluguel de produtos e serviços para quem mantém a viagem abaixo do orçamento.
Outras empresas trabalham com um limite de valor para que o colaborador escolha como se locomover, onde se hospedar e quais restaurantes deseja frequentar, com maior autonomia no controle de gastos.
Não existe certo e errado, apenas o que vale para cada organização. E isso deve ficar claro para quem for viajar.
3. Verifique a variação cambial
Com a alta e baixa do dólar, é fundamental verificar a variação do câmbio para o período de viagem.
Às vezes não é possível evitar a oscilação, mas em uma viagem corporativa internacional preparada com antecedência, existe a possibilidade de antever variações e se preparar.
Além disso, é possível ainda adquirir um cartão pré-pago internacional e recarregá-lo gradualmente, assim a organização compra a moeda estrangeira respeitando a média de preços estimada no orçamento.
4. Providencie visto e passaporte
É importante lembrar que alguns locais exigem apresentação de visto na entrada do país. O planejamento deve incluir a emissão desse documento, já que alguns funcionários podem não contar com ele, ou nunca ter viajado antes.
Outro documento que não pode faltar e que requer atenção especial é o passaporte. Para uma viagem corporativa internacional, é necessário que o passaporte tenha, pelo menos, seis meses de validade da data de retorno da viagem, e é muito comum que as pessoas não prestem atenção a esse detalhe e consequentemente sejam impedidas de viajar.
Esses detalhes a organização deve verificar junto ao funcionário.
5. Faça uma checklist
Para que o funcionário saiba tudo que precisa levar, tenha um checklist.
Quais documentos pessoais são necessários? Eles estão na validade? Faça backup na nuvem para casos de emergência.
Onde retirar as passagens aéreas? O que cobre o seguro-viagem? Quais vacinas são necessárias?
São diversos detalhes que não podem ser esquecidos e, com um checklist elaborado com o funcionário, correm menos risco de problemas ocorrerem.
Organizar uma viagem corporativa internacional pode parecer difícil, mas com atenção e com uma agência de viagens não precisa ser um problema.
É preciso prestar atenção à documentação, às vacinas exigidas, às experiências proporcionadas ao colaborador e em como deixá-lo preparado para representar a empresa em outros territórios.
Vale levar em consideração que as experiências proporcionadas nestes momentos permitem que os colaboradores se mantenham motivados. E, além disso, os parceiros de negócios enxergam a empresa mais forte, quem enxerga uma viagem como investimento e percebe que é essencial em um mercado globalizado e competitivo, seguramente estará em vantagem competitiva no mercado.
E, para que a viagem seja proveitosa, centralizar e simplificar as informações, deixa tudo mais tranquilo.
Com a Toodo você se preocupa apenas em fechar negócios!
